A contabilidade assenta na definição de um plano base e de vários, um ou até nenhum plano de trabalho. A definição de cada um destes planos está associada a uma divisa.
- Planos de trabalho – a definição de planos trabalho permite consultar a contabilidade apenas relativa aos movimentos efectuados na moeda associada ao plano de trabalho. A definição de um plano de trabalho é feita em duas etapas:
- aquando o registo das divisas, o utilizador deverá ter o cuidado de seleccionar no campo “contabilidade” a opção plano de trabalho, que identificará a divisa como sendo uma divisa de trabalho;
- definição do plano de trabalho propriamente dito. Nesta etapa criam-se as contas totalizadoras e de lançamento associadas à divisa definida como sendo divisa de trabalho. Este procedimento gera, automaticamente, um plano de contas associado à divisa de trabalho.
- Plano base – a definição de plano base é feita de forma análoga às dos planos de trabalho, embora com algumas ressalvas.
- no caso da divisa subjacente ao plano base ser também uma divisa de trabalho ela deverá ser classificada como divisa de trabalho e ter-se-á de criar uma divisa fictícia, denominada BAS, classificada como divisa base. Não é necessário indicar taxas de câmbio/conversão para a divisa BAS, na medida em que ela será associada, internamente, à divisa que representa na realidade.
- a definição de contas totalizadoras e de lançamento nos planos de trabalho, cria automaticamente essas contas no plano base. Observe-se, todavia, que o plano base não é um somatório de planos de trabalho, pode, inclusive, não se definir qualquer plano de trabalho e pode criar-se contas que não existem em nenhum plano de trabalho.
Esta distinção entre planos de trabalho e planos base confere flexibilidade à instituição onde se encontra instalado o Sifox, na medida em que vai possibilitar aos utilizadores consultar a contabilidade referente apenas a operações feitas em determinada moeda (omitindo todos os movimentos relativos a operações efectuadas noutras moedas), ou optar pela análise da informação contabilística referente ao total de operações.
Antes de se iniciar o registo de movimentos na contabilidade é necessário proceder à parametrização das contas a utilizar. No Sifox podem distinguir-se dois grupos distintos de parametrização:
- planos de contas – há dois planos de contas principais:
- contas de lançamento, onde se definem as contas utilizadas para registar movimentos. Dentro das contas de lançamento podem distinguir-se:
- as contas financeiras
- as contas de terceiros, relativas às contas à ordem dos clientes da instituição onde está instalado o Sifox.
- contas totalizadoras – contas que permitem visualizar os montantes mensais acumulados. Há três tipos de contas totalizadoras:
- as contas do razão
- as contas financeiras
- as contas de terceiros
- parametrizações de caracter geral (contas de terceiros, ...), onde se definem as contas de terceiros e derivados, de corretagens, contas específicas de determinados movimentos (pagamento de rendimentos, reembolsos,...), comissões, praças, contas de carteira própria, apuramento do IVA e fecho do ano.
Além da indicação das contas acima referidas, a parametrização geral permite definir diários (facilmente identificáveis por uma letra) e propor descritivos de movimentos. Este tipo de parametrização proporciona uma informação mais detalhada sobre os movimentos registados na contabilidade, sem que isso exija um grande esforço por parte do utilizador.
Nesta parametrização inclui-se a definição de centros de custo, que conferem ao utilizador a possibilidade de imputar custos a diferentes departamentos ou áreas da instituição utilizadora do Sifox.
Os movimentos são registados de acordo com as regras do Plano de Contas para o Sistema Bancário, isto é, obedecendo à estrutura de classes, contas e subcontas (grau superior a um), respeitando o processo de escrituração: diários, razão, balancetes.
Os movimentos podem ser registados na contabilidade de duas formas alternativas:
- automática – o módulo de contabilidade regista, automaticamente, a crédito e a débito, os movimentos resultantes das operações registadas no Sifox, faz o lançamento dessas operações e verifica se a soma dos montantes registados a crédito, para cada operação, iguala os montantes registados a débito e informa o utilizador das divergências encontradas. Permite ainda ao utilizador, depois de efectuadas alterações nas operações já registadas na contabilidade voltar a gerar o lançamento automático com os valores modificados. Operações passíveis de serem lançadas automaticamente:
- Efectuados: contratas e liquidações.
- Pagamento de corretagem no módulo vista.
- Operações financeiras diversas (corretagem, pagamento de rendimentos, depósitos,...)
- Operações de custódia
- Operações de derivados
- Operações de transferências
- Operações de Derivados
- Operações de Extrapatrimoniais
- Arredondar Contas
- Operações relativas ao apuramento do IVA
- Operações de fecho (fim de exercício)
- Salda as contas do tipo 367 devedoras, com possibilidade de reversão.
- Manual – o utilizador tem de fazer todos os registos manualmente, isto é, definir para cada lançamento, as contas a debitar, a creditar e caracterizar cada um dos movimentos. Confere, ainda, a possibilidade de reverter movimentos.
A contabilidade disponibiliza a informação contabilística corrente, nomeadamente, informação relativa a diários, balancetes (geral, selados, sintéticos, terceiros, contas por centro de custos, centros de custo por conta), extractos, extracto por centro de custos e resumos (contas, compras e vendas por praça, Banco de Portugal, contas extrapatrimoniais), balanço e demonstração de resultados.
Os diários contêm um registo, por ordem de datas, dos movimentos a crédito e a débito relativos a determinado tipo de operações. O utilizador pode definir os diários a movimentar na contabilidade, exceptuando-se os diários automáticos definidos pelo Sifox aquando da instalação do módulo de contabilidade, onde são registados os movimentos gerados de forma automática.
As alterações a operações de títulos ou derivados já contabilizadas deverão ser processadas novamente. Esta contabilização não produz movimentos de estorno: apaga(m) o(s) movimento(s) que havia sido registado e volta a lançá-lo com os novos valores. Os saldos das contas afectadas são corrigidos automaticamente.
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